Název projektu: Study practical with adaptive contemporary equipment
Registrační číslo: CZ.02.2.67/0.0/0.0/18_057/0013326
Zahájení projektu: 1. 1. 2020
Ukončení projektu: 31.12.2022
SPACE je celouniverzitní projekt podpořený z programu OP VVV. Cílem je materiální podpora nezbytná pro zkvalitnění systému vzdělávání na VUT v rámci stěžejních odborných předmětů, a to především po stránce pedagogické. Konkrétně se jedná o dovybavení potřebnými technologiemi v laboratořích ústavů určených pro výuku.
Rozpočet pro FAST: 35 050 940 Kč
https://www.vutbr.cz/vav/projekty-sf/op-vvv
Jak provést nákup položky ve SPACE ?
Od 1.10.2020 nákupy produktů:
- do 500 tis. bez DPH řeší Ing. Reinsch-Staffová, asistent manažera, staffova.m@fce.vutbr.cz
- od 500 tis. bez DPH + změnové řízení + žádosti o platby + zprávy o realizaci řeší Mgr. Zita Štěpánová, Ph.D., manažer projektu, stepanova@vutbr.cz
- 3 nabídky ukládá u sebe Ing. Floryánová
- 1 stejnopis smlouvy ukládá u sebe Mgr. Štěpánová
- koordinátor: osoba na ústavu, často zodpovědná osoba za specifikaci, přeposílá smlouvy do firmy, dodává předávací protokoly/dodací listy/faktury Ing. Floryánové
Celkem existují 3 procesy nákupů:
- Přímý nákup do 200 tis. bez DPH
- Přímý nákup od 200 tis. bez DPH, bez VZ, tj. do 500 tis. bez DPH, uzavření smlouvy
- Výběrové řízení nad 500 tis. bez DPH do 2 mil. bez DPH (nad 2 mil. bez DPH řeší Rektorát)
Ad) 1 přímý nákup do 200 tis. bez DPH
Koordinátor:
- kontaktuje Ing. Reinsch-Staffovou, následuje odsouhlasení z projektového oddělení
- dodá min 3 nabídky + Čestné prohlášení – Ing. Reinsch-Staffové
- pokud nebudou dodány 3 nabídky – doložení textu o jedinečnosti (mailová korespondence apod.), potvrzení na ČP
Ing. Reinsch-Staffová:
- Reinsch-Staffová předá výsledné podklady Ing. Floryánové
Ing. Floryánová/p. Norbertová:
- vyhotoví objednávku/žádost o nákup investic (do 40 tis. – Ing. Floryánová, nad 40 tis. p. Norbertová)
Ústav:
- zajistí převzetí zboží – konkrétní osoba dle objednávky
- odešle Ing. Floryánové fakturu, dodací list, předávací protokol (obsahuje datum převzetí)
Ad) 2 Přímý nákup od 200 tis. bez DPH, bez VZ, tj. do 500 tis. bez DPH, uzavření smlouvy
Koordinátor:
- kontaktuje Ing. Reinsch-Staffovou, následuje odsouhlasení z projektového oddělení
- dodá min 3 nabídky + Čestné prohlášení – Ing. Reinsch-Staffové
Ing. Reinsch-Staffová:
- předá podklady Ing. Floryánové
- přepošle specifikaci právníkovi (Mgr. Šimčík) a sdělí jméno koordinátora ústavu
Právník:
- nachystá smlouvu v souladu s nabídkou vybraného dodavatele
- zašle smlouvu na ústav (koordinátorovi), který zajistí její odeslání dodavateli k podpisu
Dodavatel/Koordinátor:
- podpis smlouvy u dodavatele a doručení na FAST
Právník/Koordinátor:
- příprava průvodky, podpis smlouvy na FAST
Právník:
- vloží podepsanou smlouvu do Registru smluv
- kontaktuje koordinátora ústavu a domluví se na předání 1 paré dodavateli
- zajistí uložení podepsané smlouvy na OPT (u Mgr. Štěpánové)
Ing. Floryánová/p.Norbertová:
- vyhotoví objednávku/žádost o nákup investic
Ústav:
- zajistí převzetí zboží – konkrétní osoba dle smlouvy
- odešle Ing. Floryánové fakturu, dodací list, předávací protokol (obsahuje datum převzetí)
Ad3) Výběrové řízení nad 500 tis. bez DPH do 2 mil. bez DPH
POZOR: ve veřejné zakázce se uvádí hodnoty bez DPH
Koordinátor:
- kontaktuje Mgr. Štěpánovou a následně Právníka
- dodá mailem technickou specifikaci –Mgr. Štěpánové
Mgr. Štěpánová
- odsouhlasí VZ a předá specifikaci právníkovi, sdělí jméno koordinátora
Právník:
- nachystá zadávací dokumentaci (výzvu k podání nabídky a související dokumenty vč. smlouvy) k VŘ – přepošle ke kontrole na ústav a na Mgr. Štěpánovou
- pokud se soutěží otevřenou výzvou přes Tender arenu, tak zadá VZ do systému
- pokud se soutěží uzavřenou výzvou tak zajistí rozeslání výzvy nejméně 3 dodavatelům
- zajistí úkony zadávacího řízení: jmenování komise, otevírání obálek, hodnocení nabídek, rozhodnutí o výběru
- nachystá smlouvu v souladu s nabídkou vybraného dodavatele
- zašle smlouvu na ústav (koordinátorovi), který zajistí její odeslání dodavateli k podpisu
Dodavatel/Koordinátor:
- podpis smlouvy u dodavatele a doručení na FAST
Právník/Koordinátor:
- příprava průvodky, podpis smlouvy na FAST
Právník:
- vloží podepsanou smlouvu do Registru smluv
- kontaktuje koordinátora ústavu a domluví se na předání 1 paré dodavateli
- zajistí uložení podepsané smlouvy na OPT (u Mgr. Štěpánové)
Ing. Floryánová/p.Norbertová:
- vyhotoví objednávku/žádost o nákup investic
Ústav:
- zajistí převzetí zboží – konkrétní osoba dle smlouvy
- odešle Ing. Floryánové fakturu, dodací list, předávací protokol (obsahuje datum převzetí)
ČASTÉ CHYBY:
- V údajích DPH ve smlouvě, důkladně kontrolujte a upozorněte dodavatele
- VZ se uvádějí bez DPH, rozpočet SPACE je uveden včetně DPH
- Nedodržení lhůty ve smlouvě pro dodání produktů
- Nepředložení/zpožděné předání dodacích listů, předávacích protokolů
- Odlišujte investice/neinvestice
Přístrojové deníky
Přístrojové deníky je nutné vést pro všechny odborné či vědecké přístroje v kapitole 1.1.1.2. rozpočtu projektu, tzn. Stroje a zařízení – INVESTICE. Pro neinvestiční stroje a zařízení není nutné přístrojové deníky vést. Přístroji, pro které je nutné vést přístrojové deníky, jsou myšleny odborné či vědecké přístroje, a nikoliv přístroje pro administraci jako počítač, notebook, kopírka, nábytek atp. V případě potřeby konzultujte s paní Reinsch-Staffovou nebo Štěpánovou.
Využití přístroje mimo výuku
Využití přístroje pro komerční i nekomerční činnost mimo výuku by mělo být podle příručky do 20 %. Využití pro komerční činnost máme v rámci VUT plošně zakázané, neboť s tím souvisí krácení dotace. Resp. komerční / hospodářská činnost nesmí být uvedena v přístrojovém deníku. Nehospodářskou činnost na přístroji lze provádět, ale nesmí dle přístrojového deníku přesáhnout 20 % využívání přístroje. Prosím, aby taková činnost byla na přístroji prováděna co nejméně.