Podání návrhu projektu na VUT

Kde nalézt informace:

Podáváte-li přihlášku do konkrétní výzvy, vycházejte prosím z aktuálních informací sdílených na stránkách OPT a na webu poskytovatele. Aktuální dokumenty k výzvě vydávané poskytovatelem najdete vždy na jeho stránkách, odkazy na ně uvádíme v informacích o výzvě.

Dokumenty uvedené na stránkách OPT jsou zejména interní podklady nutné k řádnému schválení přihlášky. Najdete tu také například předvyplněné oficiální dokumenty následně podepisované za VUT, případně užitečné nástroje nebo kontakty.

Kromě základních podmínek poskytovatele k předložení návrhu projektu uvádíme u každé výzvy důležité termíny a úkony nutné pro schvalovací proces na FAST a následně na RE.

 

Každý projekt je třeba vložit do Apollo!

Bez schválené průvodky projektu v Apollo nelze projekt předložit poskytovateli.

Rektor podepisuje projektové dokumenty na základě předchozího schválení projektu v Apollo.

Každý předkládaný projekt musí být zadán v Apollu od fáze přihlášky, toto pravidlo platí pro všechny typy programů všech poskytovatelů (s výjimkou Inovačních voucherů, které jsou vždy zadávány v eDČ a do Apolla pak pouze v konkrétních případech, více zde).

Pro schválení projektu počítejte s potřebnou časovou rezervou. Časový harmonogram, kdy a co je potřeba udělat nebo doložit, je vždy uveden ke konkrétní výzvě na webu OPT.

Věnujte pozornost přílohám, které je nutno vložit do Apollo (oddíl Projektová složka – Příprava projektu). Zpravidla to bývá:

  • Návrh projektu exportovaný z databázového systému poskytovatele, např. ISTA, případně vyplněný návrh na aktuálním formuláři poskytovatele. Pro schvalování je důležitá zejména vyplněná finanční část pro kontrolu závazků řešitele / ústavu / fakulty a také přehled o celkových nákladech projektu.
  • Čestné prohlášení (titulní strana návrhu projektu podepsaná řešitelem, je-li příjemcem VUT – zpravidla u TAČR)
  • Prohlášení o spolufinancování, případně dofinancování režií do výše SPN

Specifika se liší, konkrétní požadavky k dané výzvě vždy uvádíme na našich stránkách v záložce Projektové výzvy.

 

O Vašem záměru podat přihlášku vždy informujte OPT předem!

Termín pro nahlášení projektu najdete vždy u konkrétní výzvy. Minimum, pokud není uvedeno jinak, je 14 dní před termínem pro podání projektu.

Proč je to důležité?

  • Bude dostatek času na přípravu podkladů a zajištění potřebných informací. Často, zvláště v případně dosud nevyužívaných dotačních programů, musíme zjistit specifické požadavky poskytovatele, zodpovědné pracovníky rektorátu nebo interní požadavky VUT či fakulty a proces předem konzultovat napříč různými pracovišti.
  • Bude dostatek času zajistit podpis potřebných dokumentů rektorem (pokud je vyžadován podpis některé součásti žádosti nebo povinné přílohy – typicky Mobility nebo některé povinné přílohy TA ČR, případně Smlouvy o účasti nebo jiné dokumenty upravující práva k výsledkům připravovaného projektu). Dokumenty nelze vzhledem k víceúrovňové kontrole podepsat okamžitě, vždy jde o několikadenní proces. Na fakultě i rektorátu prochází dokumenty kontrolou několika osobami, je tedy třeba počítat s tím, že se budou věnovat dokumentu dle jejich individuálních časových možností a přítomnosti na pracovišti.
  • Bude dostatek času pro schválení přihlášky/průvodky v Apollo a řešení případných nedostatků bránících jejímu schválení. Schvalovací proces zahrnuje množství lidí, kteří nemusí být (a nebývají) k dispozici současně a také si někdy před svým podpisem mohou vyžádat konzultaci detailů návrhu.
  • Někteří poskytovatelé vyžadují zaslání seznamu projektových návrhů spolu s oficiálními dokumenty s větší časovou rezervou před uzávěrkou (například o ne/plátcovství DPH pro každý jeden projektový návrh předem). Pouze tito uchazeči tedy pak mohou naplnit formální požadavky. Později přihlášení uchazeči nebudou mít zajištěno z RE odeslání potřebných dokumentů ve lhůtě stanovené poskytovatelem.

 

Časté chyby v návrzích projektů v Apollo:

  • Chybí označení projektu (číslo projektu) – do kolonky Označení projektu (oddíl Doplňující údaje) vyplňte oficiální označení generované systémem pro podání návrhu. Pozor – CEP označení se vyplňuje, až když je projekt podpořen. Pro mobility nebo jiné programy, které přidělují číslo až v další fázi, je nutno uvést alespoň počátek číselného kódu. Pokud bude projekt podpořen, při aktualizaci údajů v Apollo pak konkrétní projektové číslo doplníte.
  • Finance v tabulce Programy financování jsou uvedeny v korunách, ne v tisících, případně nejsou vyplněny vůbec. Automatickému zaokrouhlování částek v tisících a tím i nepřesnostem je možné předejít tak, že vyplníte hodnoty s přesností až na 3 desetinná místa.
  • Projekt je chybně zařazen podle typu nebo programu financování a v důsledku toho je pak průvodka zaslána nesprávným osobám ve schvalovacím procesu.
  • V roli příjemce (hlavní uchazeč) v oddílu Vykonavatel a útvary je uveden daný ústav FAST, i když je hlavním příjemcem podpory jiný subjekt než VUT.  Do tabulky Vykonavatel a útvary je třeba uvést všechny účastníky projektu a správně přiřadit jejich role v projektu. Pokud není některý subjekt zaveden v databázi v Apollo a systém ho tedy nenajde, kontaktujte OPT – přidáme jej do adresáře, popřípadě zaktualizujeme údaje. Zadejte v této části také období řešení a procentuální podíly všech uchazečů.
  • V roli hlavního řešitele v oddílu Řešitelé musí být vždy uveden pracovník z FAST, i když subjekt VUT není hlavním příjemcem. Osoba hlavního řešitele na VUT je pak uvedena na vygenerované průvodce v oddílu Schvalování přihlášky (oddíl se zobrazí až po změně stavu v Apollu). Nezapomeňte zadat v této části období řešení a podíly. Do tabulky Řešitelé se vždy uvádí pouze pracovníci z FAST.
  • Do Projektové složky nebyly vloženy požadované dokumenty uvedené na stránkách OPT pro danou výzvu (např. rozpočet, draft projektu, smlouvy a jejich návrhy, prohlášení o finančních závazcích, prohlášení o nároku na odpočet DPH, LoI, atd.)
  • Prohlášení o spolufinancování, případně dofinancování režií je chybně vyplněné nebo nepodepsané.
  • Není zahájen schvalovací proces (šedá lišta dole – změnit stav) – zahájení procesu doporučujeme až po kontrole projektu ze strany OPT. V průběhu schvalovacího procesu není možné záznam projektu editovat.
  • Přihláška je založena bez vědomí OPT po termínu pro oznámení (avíza z Apollo nechodí všem a přihlášku nemusí nikdo objevit, natož schválit.)
  • LoI (Letter of Intent) nebo podobné podklady, které podléhají právní kontrole na VUT, nejsou schváleny právníkem OTT-RE (Mgr. Michaela Daňková), případně chybí vyjádření fakultního garanta MTT (Manažer transferu technologií).

 

Režie (=SPN, nepřímé nebo doplňkové náklady):

Hodnota SPN (podíl na společných provozních nákladech VUT) je v každém roce stanovena pro každou fakultu v konkrétní procentuální míře. V roce 2022 je hodnota SPN 26,21 % z přímých nákladů = bez režií (tj. 20,77 % z výnosů = celkových uznatelných nákladů = včetně režií). V roce 2021 byla hodnota SPN 26,81 % z přímých nákladů = bez režií (tj. 21,14 % z výnosů = celkových uznatelných nákladů = včetně režií).V roce 2020 byla hodnota SPN 26,86 % z přímých nákladů = bez režií (tj. 21,17 % z výnosů = celkových uznatelných nákladů = včetně režií).

Přibližně od poloviny roku 2019 je na VUT standardně používána v závislosti na podmínkách konkrétní soutěže metodika výpočtu režií flat rate (pozn.: výpočet režií nezahrnuje subdodávky). Při volbě metodiky full cost je naopak uplatňována celá hodnota SPN v % z přímých nákladů včetně subdodávek. Fakulta musí postupovat v každé soutěži jednotně a na našich stránkách k patřičné soutěži vždy najdete pokyny k volbě metodiky i výši % sazby, kterou v návrhu zvolíte.

Někteří poskytovatelé mají režijní náklady omezeny o některé náklady (například ON, které se uvádějí do přímých nákladů nebo některé druhy provozních nákladů) a sazba režií se tím ještě snižuje. Pro takové soutěže je hodnota SPN v % specifikována vždy konkrétně a hodnotu najdete v informacích k dané soutěži na stránkách OPT.

Pozor však při zpracování rozpočtů TAČR v IS ISTA. Tento systém má nastaven výpočet režijních nákladů dle metodiky flat rate i v případě, že zvolíte metodiku full cost. Režie se vám tak automaticky spočítají bez subdodávek. Pokud náklady na subdodávky ve svém rozpočtu máte, je nutno režie spočítat včetně subdodávek (tedy ON + ostatní přímé náklady + subdodávky × 0,2686) a výslednou hodnotu uvést do návrhu projektu v řádku Nepřímé náklady (režijní/doplňkové náklady). Číselná hodnota režií v % v ISTA sice nebude odpovídat hodnotě, se kterou jste počítali, ale částka na režie bude odpovídat skutečnosti a to je důležité.

 

Odvody z ON:

Výše zákonných odvodů vč. sociálního fondu = 35,72 %. Tuto hodnotu tvoří povinné odvody zaměstnavatele ZP a SP, zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele – celkem 34,22%. Navíc také zahrnuje sociální fond – 1,5 % (obvykle je i tento způsobilým nákladem, vždy dle poskytovatele).

Uznatelné osobní náklady je tedy hrubá mzda krát 1,3572 (součet pojištění a soc. fondu) – tj. plus 35,72 % (hodnota je aktuální od 1. 7. 2019, kdy byla státem zrušena karenční doba v souvislosti s pracovní neschopností).

 

Stipendia:

Výše stipendií většinou není nijak omezena, za obvyklé se považuje zhruba 200 Kč/hod. Konkrétní případy můžete konzultovat s EO.

V souvislosti s čerpáním stipendií v projektech VaV je nutné také ošetřit práva k duševnímu vlastnictví dle autorského zákona, což je poměrně komplikované a na VUT není tento způsob čerpání doporučován. Proto vždy konzultujte zahrnutí stipendií do rozpočtu projektu s OPT.

 

Specifika pro Mobility:

  • Přihlášku zasíláme poskytovateli (MŠMT) formou datové zprávy (nikoliv fyzicky poštou) – zařizuje OPT.
  • Čestné prohlášení o způsobilosti uchazeče je součástí každé podané přihlášky (vyplňuje se v ní název projektu). Prohlášení tedy přikládá každý žadatel. V prohlášení vyplníte také tzv. NACE kód.
  • Fyzické vyhotovení žádosti a příloh je uloženo u řešitele, OPT využije pouze elektronické verze.