Kde nalézt informace:

Podáváte-li přihlášku do konkrétní výzvy, vycházejte prosím z aktuálních informací sdílených na stránkách OPT a na webu poskytovatele. Aktuální dokumenty k výzvě vydávané poskytovatelem najdete vždy na jeho stránkách, odkazy na ně uvádíme v informacích o výzvě.

Dokumenty uvedené na stránkách OPT jsou zejména interní podklady nutné k řádnému schválení přihlášky. Najdete tu také například předvyplněné oficiální dokumenty následně podepisované za VUT, případně užitečné nástroje nebo kontakty.

Kromě základních podmínek poskytovatele k předložení návrhu projektu uvádíme u každé výzvy důležité termíny a úkony nutné pro schvalovací proces na FAST a popřípadě následně na RE.

 

Každý projekt je třeba vložit do Apollo!

Bez schválené průvodky projektu v Apollo nelze projekt předložit poskytovateli.

Rektor/děkan podepisuje projektové dokumenty na základě předchozího schválení projektu v Apollo.

Každý předkládaný projekt musí být zadán v Apollu od fáze přihlášky s výjimkou Inovačních voucherů, které jsou vždy zadávány v eDČ a do Apolla pak pouze v konkrétních případech, více zde.

Pro schválení projektu počítejte s potřebnou časovou rezervou. Časový harmonogram, kdy a co je potřeba udělat nebo doložit, je vždy uveden ke konkrétní výzvě na webu OPT.

Do oddílu Projektová složka – Příprava projektu je třeba vložit návrh projektu s vyplněnou finanční částí za VUT a celkovými náklady projektu pro kontrolu financí a závazků řešitele/ústavu.

Konkrétní požadavky k dané výzvě vždy uvádíme na našich stránkách v záložce Projektové výzvy.

 

O Vašem záměru podat přihlášku vždy informujte OPT předem.

Termín pro nahlášení projektu najdete vždy u konkrétní výzvy. Minimum je 14 dní před termínem pro podání projektu, pokud není uvedeno jinak,.

Proč je to důležité?

• Bude dostatek času na přípravu podkladů a zajištění potřebných informací. Často, zvláště v případně dosud nevyužívaných dotačních programů, musíme zjistit specifické požadavky poskytovatele, zodpovědné pracovníky rektorátu nebo interní požadavky VUT či fakulty a proces předem konzultovat napříč různými pracovišti.
• Bude dostatek času zajistit podpis potřebných dokumentů děkanem/rektorem (pokud je vyžadován podpis některé součásti žádosti nebo povinné přílohy – typicky Mobility nebo některé povinné přílohy TA ČR, případně Smlouvy o účasti nebo jiné dokumenty upravující práva k výsledkům připravovaného projektu). Dokumenty nelze vzhledem k víceúrovňové kontrole podepsat okamžitě, vždy jde o několikadenní proces. Na fakultě i rektorátu prochází dokumenty kontrolou několika osobami, je tedy třeba počítat s tím, že se budou věnovat dokumentu dle jejich individuálních časových možností a přítomnosti na pracovišti.
• Bude dostatek času pro schválení průvodky v Apollo a řešení případných nedostatků bránících jejímu schválení. Schvalovací proces zahrnuje množství lidí, kteří nemusí být (a nebývají) k dispozici současně a také si někdy před svým podpisem mohou vyžádat konzultaci detailů návrhu.
• Někteří poskytovatelé vyžadují zaslání seznamu projektových návrhů spolu s oficiálními dokumenty s větší časovou rezervou před uzávěrkou (například o ne/plátcovství DPH pro každý jeden projektový návrh předem). Pouze tito uchazeči tedy pak mohou naplnit formální požadavky. Později přihlášení uchazeči nebudou mít zajištěno z RE odeslání potřebných dokumentů ve lhůtě stanovené poskytovatelem.

 

Na co si dát pozor při vyplňování projektů v Apollo:

• Projekt správně zařadit podle programu financování. V opačném případě je průvodka zaslána nesprávným osobám ve schvalovacím procesu.
• Vždy vyplnit označení projektu (oficiální označení generované systémem pro podání návrhu) do kolonky Označení projektu (oddíl Doplňující údaje). Pro mobility nebo jiné programy, které přidělují číslo až v další fázi, je nutno uvést alespoň počátek číselného kódu (např. 8J24DE). Pokud bude projekt podpořen, při aktualizaci údajů v Apollo pak konkrétní projektové číslo doplníte. Kolonka Označení projektu v CEP se vyplňuje v případě přijetí projektu.
• Finance v tabulce Programy financování uvést v tisících!  Automatickému zaokrouhlování částek v tisících je možné předejít tak, že vyplníte hodnoty s přesností až na 3 desetinná místa. V kolonce Rozpočet (měna) nastavit, zda jsou uvedené částky v korunách nebo v eurech.
• Do tabulky Vykonavatel a útvary je třeba uvést všechny účastníky projektu a správně přiřadit jejich role v projektu. Pokud není některý subjekt zaveden v databázi v Apollo a systém ho tedy nenajde, kontaktujte OPT. Zadejte v této části také období řešení a procentuální podíly všech uchazečů. Nevyplňovat jen daný ústav FAST, zvláště pokud je hlavním příjemcem podpory jiný subjekt než VUT!
• V roli hlavního řešitele v oddílu Řešitelé musí být vždy uveden pracovník z FAST, i když VUT není hlavním příjemcem. Osoba hlavního řešitele na VUT je pak uvedena na vygenerované průvodce v oddílu Schvalování přihlášky (oddíl se zobrazí až po změně stavu v Apollu). Nezapomeňte zadat v této části období řešení a podíly. Do tabulky Řešitelé se vždy uvádí pouze pracovníci z FAST.
• Do Projektové složky vložit požadované dokumenty uvedené na stránkách OPT pro danou výzvu (např. rozpočet, draft projektu, smlouvy a jejich návrhy, prohlášení o finančních závazcích, prohlášení o nároku na odpočet DPH, LoI, atd.)
• LoI (Letter of Intent) nebo podobné podklady, které podléhají právní kontrole na VUT nechat schválit právníkem FAST (Mgr. Petr Šimčík), konzultovat s fakultním garantem MTT (doc. Michal Kriška-Dunajský).
• Zahájení procesu schvalování doporučujeme až po kontrole projektu ze strany OPT. V průběhu schvalovacího procesu není možné záznam projektu editovat.
• Vždy informovat OPT o založení projektu v IS Apollo!

 

Specifika pro Mobility:

• Přihlášku je zasílána poskytovateli (MŠMT) formou datové zprávy (nikoliv fyzicky poštou) – zařizuje OPT.
• Čestné prohlášení o způsobilosti uchazeče je součástí každé podané přihlášky (vyplňuje se v ní název projektu). Prohlášení tedy přikládá každý žadatel. V prohlášení vyplníte také tzv. NACE kód.
• Fyzické vyhotovení žádosti a příloh je uloženo u řešitele, OPT využije pouze elektronické verze.