Podepisování smluv a dalších dokumentů

Podpis statutárního zástupce FAST/ VUT je třeba zajistit na dokumenty:

  • smlouva o účasti na řešení projektu a využití výsledků (TAČR, MPO, …) – podepisuje rektor
  • dodatky smluv – podepisuje rektor
  • změny projektů – obvykle předepsané formuláře, dle pokynů Poskytovatele
  • projektové smlouvy – smlouvy o poskytnutí podpory, podepisuje rektor
  • specifický výzkum – podpis FAST i RE
  • všechny dokumenty GAČR (smlouvy, smlouvy o účasti, dodatky, …) – podepisuje děkan FAST
  • všechny dokumenty OP PIK a OP TAK (smlouvy, smlouvy o účasti, dodatky, …) – podepisuje děkan FAST
  • inovační vouchery – zahrnuto pod DČ, podepisuje proděkan pro rozvoj fakulty na FAST

 

Čísla bankovních účtů na smlouvy, dodatky apod.:

  • Smlouva o poskytnutí prostředků na řešení projektu (Poskytovatel vs. VUT):
    • Účet na rektorátu u ČNB: 94 – 37220621/0710
  • Smlouva o spoluúčasti/využití výsledků apod. (VUT vs. další řešitel a naopak):
    • Hlavní účet FAST (ČSOB): 111044081/0300
  • Smlouvy, dodatky MPO:
    • specifický projektový účet pro každý projekt (zjistíte na EO)
  • Účty v zahraniční měně, případně jiné situace:
    • konzultujte prosím s EO

 

Postup zajištění podpisu dokumentu statutárním zástupcem FAST/ VUT:

1. Vyplnění průvodky k dokumentům

Na OPT dodejte vyplněnou a podepsanou průvodku vždy spolu s dokumentem, který je třeba podepsat.

Aktuální verzi průvodky naleznete zde.

Pro nápovědu k vyplnění elektronického formuláře průvodky najeďte kurzorem vždy na příslušné políčko.

 

V průvodce:

  • Vždy vyplňte všechna pole formuláře
  • Nastavte své pracoviště z předdefinované nabídky
  • Zaškrtněte správnou kategorii dokumentu – Nabídka na VZ (DČ), Projektové smlouvy, Ostatní. V případě nejasností předem konzultujte na OPT.
  • Do políčka Zdůvodnění uzavření smlouvy uveďte například „Dodatek č. 1/2018 smlouvy o účasti…“ (nikoliv název projektu!)
  • Úplatnost smlouvy – vyberte z nabídky
  • Uveřejnění smlouvy – všechny dotační a projektové smlouvy budou uveřejněny v Registru
  • Pokud je dokument určen k podpisu rektora, zaškrtněte políčko „Smlouvu podepisuje rektor“
  • Smlouva obsahuje obchodní tajemství – doplňte je-li relevantní
  • Vyplňte jména řešitele, vedoucího ústavu a správce rozpočtu (obvykle jím bývá sekretářka ústavu) a zajistěte jejich podpisy
  • Uveďte aktuální datum podpisů
  • Vyplňte číslo smlouvy a číslo UID, které Vám poskytne administrátor – viz bod 3.

 

2. Právní kontrola smlouvy

Bez právní kontroly potvrzené na průvodce nebude dokument  podepsán.

Pokud smlouvu podepisuje rektor, návrh smlouvy spolu s průvodkou pošlete elektronicky k právní kontrole paní Mgr. Michaele Daňkové, e-mail: dankovam@vutbr.cz. Pošle Vám zpět sken průvodky, na které svým podpisem potvrdila provedení právní kontroly, případně vyžádá opravy smlouvy. Sken vytiskněte a nechejte podepsat za pracoviště (řešitel, vedoucí, správce rozpočtu).

V případě GAČR, OP PIK nebo dalších dokumentů, které se podepisují jen na FAST, provádí právní kontrolu Mgr. Šimčík, e-mail: simcik.p@fce.vutbr.cz – právník FAST.

 

3. Přidělení UID a evidenčního čísla smlouvy

Smlouvu/dodatek předejte elektronicky na OPT (e-mail: stepanova@vutbr.cz) ke kontrole hlavičky smlouvy, formálních požadavků a čísla bankovního účtu.

Pro evidenci smlouvy v SAP (přidělení čísla UID a evidenčního čísla) se obracejte na Ing. Milenu Reinsch-Staffovou, kl. 7166, e-mail: staffova.m@fce.vutbr.cz, která smlouvu zaeviduje a sdělí vám příslušná čísla nebo poradí, na koho se obrátit.

 

4. Předání smlouvy s průvodkou na OPT

Smlouva:

  • Do hlavičky smlouvy doplňte přidělené číslo smlouvy (před jejím tiskem nebo popřípadě ručně).
  • Vytiskněte takový počet vyhotovení, kolik je uvedeno v ustanoveních samotné smlouvy.
  • Na podpisovou stránku smlouvy, kde podepisuje rektor, uveďte vždy číslo projektu (na každé vyhotovení smlouvy vepište číslo do zápatí na poslední/podpisovou stranu, případně nalepte štítek s číslem projektu).

Smlouvu vytištěnou v daném počtu vyhotovení předejte na OPT spolu s vyplněnou průvodkou podepsanou za pracoviště řešitelem, vedoucím ústavu a správcem rozpočtu a dále právníkem. Podpisy smluv dále zajišťuje OPT ve spolupráci s Rektorátem.

 

5. Vložení smlouvy do registru

Poté, co je smlouva podepsána všemi stranami, zašlete sken nebo stejnopis originálu na OPT pro vložení smlouvy do registru smluv. Smlouva musí být do registru vložena do 30 dnů po podpisu!