Podepisování smluv a dalších dokumentů

POZOR – ZMĚNA!

Počínaje dnem 1. 7. 2023 rektor udělil děkanovi FAST plné moci pro všechny úkony a činnosti, vč. podpisu veškerých listin a smluv u jednotlivých poskytovatelů níže:

  • TAČR
  • OP TAK
  • OP PIK
  • Mobility MŠMT
  • Program ZEMĚ a ZEMĚ II MZe
  • Program na podporu zdravotnického aplikovaného výzkumu MZ
  • IMPAKT 1
  • OPSEC
  • SECTECH
  • GAČR

Zplnomocnění děkana rektorem v rámci uvedených poskytovatelů a projektů jsou platná od 1. 7. 2023 do 31. 1. 2026.

Zpráva je součástí zápisu z 13. zasedání kolegia děkana ze dne 27. 6. 2023.

 

Podpis statutárního zástupce FAST/ VUT je třeba zajistit na dokumenty:

  • smlouva o účasti na řešení projektu a využití výsledků
  • dodatky smluv
  • změny projektů – obvykle předepsané formuláře, dle pokynů Poskytovatele
  • projektové smlouvy – smlouvy o poskytnutí podpory

 

Specifický výzkum – od 1.1.2023 se smlouvy nepodepisují. Aktuální informace ke specifickému výzkumu naleznete zde.

Inovační vouchery – zahrnuto pod DČ, listiny podepisuje proděkan pro rozvoj fakulty na FAST. Pokyny naleznete zde.

 

Čísla bankovních účtů na smlouvy, dodatky apod.:

  • Smlouva o poskytnutí prostředků na řešení projektu (Poskytovatel vs. VUT):
    • Účet na rektorátu u ČNB: 94 – 37220621/0710
  • Smlouva o spoluúčasti/využití výsledků apod. (VUT vs. další řešitel a naopak):
    • Hlavní účet FAST (ČSOB): 111044081/0300
  • Smlouvy, dodatky MPO:
    • specifický projektový účet pro každý projekt (zjistíte na EO)
  • Účty v zahraniční měně, případně jiné situace:
    • konzultujte prosím s EO

 

Postup zajištění podpisu dokumentu statutárním zástupcem FAST/ VUT:

1. Vyplnění průvodky k dokumentům

Na OPT dodejte vyplněnou a podepsanou průvodku vždy spolu s dokumentem, který je třeba podepsat.

Aktuální verzi průvodky naleznete zde.

Pro nápovědu k vyplnění elektronického formuláře průvodky najeďte kurzorem vždy na příslušné políčko.

V průvodce:

  • Vždy vyplňte všechna pole formuláře
  • Nastavte své pracoviště z předdefinované nabídky
  • Zaškrtněte správnou kategorii dokumentu – Nabídka na VZ (DČ), Projektové smlouvy, Ostatní. V případě nejasností předem konzultujte na OPT.
  • Do políčka Zdůvodnění uzavření smlouvy uveďte například „Dodatek č. 1/2018 smlouvy o účasti…“ (nikoliv název projektu!)
  • Úplatnost smlouvy – vyberte z nabídky
  • Uveřejnění smlouvy – všechny dotační a projektové smlouvy budou uveřejněny v Registru
  • Pokud je dokument určen k podpisu rektora, zaškrtněte políčko „Smlouvu podepisuje rektor“
  • Smlouva obsahuje obchodní tajemství – doplňte je-li relevantní
  • Vyplňte jména řešitele, vedoucího ústavu a správce rozpočtu (obvykle jím bývá sekretářka ústavu) a zajistěte jejich podpisy
  • Uveďte aktuální datum podpisů
  • Vyplňte číslo smlouvy a číslo UID, které Vám poskytne administrátor – viz bod 3.

 

2. Právní kontrola smlouvy

Bez právní kontroly potvrzené na průvodce nebude dokument podepsán.

V případě smluv nebo dalších dokumentů poskytovatelů a programů, které podepisuje děkan FAST, návrh smlouvy spolu s průvodkou zašlete elektronicky k právní kontrole Mgr. Petru Šimčíkovi (právník FAST), e-mail: simcik.p@fce.vutbr.cz. Pošle Vám zpět sken průvodky, na které svým podpisem potvrdil  provedení právní kontroly, případně vyžádá opravy smlouvy. Sken vytiskněte a nechejte podepsat za pracoviště (řešitel, vedoucí, správce rozpočtu).

Pokud smlouvu podepisuje rektor, provádí právní kontrolu Mgr. Michaela Daňková, e-mail: dankovam@vutbr.cz.

 

3. Přidělení UID a evidenčního čísla smlouvy

Smlouvu/dodatek předejte elektronicky na OPT (e-mail: stepanova@vutbr.cz) ke kontrole hlavičky smlouvy, formálních požadavků a čísla bankovního účtu.

Pro evidenci smlouvy v SAP (přidělení čísla UID a evidenčního čísla) se obracejte na Ing. Milenu Reinsch-Staffovou, kl. 7166, e-mail: staffova.m@fce.vutbr.cz, která smlouvu zaeviduje a sdělí vám příslušná čísla nebo poradí, na koho se obrátit.

 

4. Předání smlouvy s průvodkou na OPT

Smlouva:

  • Do hlavičky smlouvy doplňte přidělené číslo smlouvy (před jejím tiskem nebo popřípadě ručně).
  • Vytiskněte takový počet vyhotovení, kolik je uvedeno v ustanoveních samotné smlouvy.
  • Na podpisovou stránku smlouvy, kde podepisuje statutární zástupce VUT, uveďte vždy číslo projektu (na každé vyhotovení smlouvy vepište číslo do zápatí na poslední/podpisovou stranu, případně nalepte štítek s číslem projektu).

Smlouvu vytištěnou v daném počtu vyhotovení předejte na OPT spolu s vyplněnou průvodkou podepsanou za pracoviště řešitelem, vedoucím ústavu a správcem rozpočtu a dále právníkem. Podpisy smluv dále zajišťuje OPT ve spolupráci s děkanátem, respektive rektorátem.

 

5. Vložení smlouvy do registru

Poté, co je smlouva podepsána všemi stranami, zašlete sken nebo stejnopis originálu na OPT pro vložení smlouvy do registru smluv. Smlouva musí být do registru vložena do 30 dnů po podpisu!